Como Criamos Nossa Startup Com Menos de R$ 300 – Parte 2

Foto: Pixabay

Esta é a segunda parte da série “Como Criamos Nossa Startup Com Menos de R$ 300”. Caso seja sua primeira visita ao nosso blog, confira aqui primeira parte.

Uma startup vai muito além de colocar um site no ar, investir uma grana em publicidade e divulgar nas redes sociais. Para validar sua ideia e atrair clientes, você precisa de muito mais do que isso.

Nesta segunda parte, vou falar das ferramentas que usamos no nosso dia-a-dia e alguns exemplos de como as utilizamos. Isso te dará uma melhor noção de como realmente funciona uma startup.

“Começar uma empresa é como se jogar de um penhasco e construir o avião no caminho.”
– Reid Hoffman, cofundador do LinkedIn (Tweet isso)

A frase acima é a definição perfeita do que é criar uma startup.

Depois que você se lança no mercado, descobre que há muito mais a se fazer para que o negócio funcione. Contatar clientes, parceiros, fornecedores, fazer melhorias no site, integrações, testar ferramentas de gestão, documentar as atividades, pesquisar e escrever para o blog…

É uma infinidade de atividades. E se não houver foco e organização, a coisa desanda.

No Deskovery, nosso fluxo de trabalho é um processo de melhoria contínua. Já experimentamos dezenas de ferramentas e metodologias que pudessem nos ajudar a melhorar nossa produtividade e organização.

Como nosso projeto é 100% bootstrapping, ou seja, criado do zero somente com recursos próprios, nós três trabalhamos em paralelo já que o Deskovery ainda não gera receita suficiente para nos manter em tempo integral. Isso exige o dobro de organização.

Atualmente, nosso time trabalha remoto: eu e o Leonardo no Rio de Janeiro e o Fagner em Muriaé, cidade do interior de Minas Gerais. Cada um tem o seu horário de trabalho, até porque o Leonardo, nosso CTO, é empregado de uma empresa e só pode se dedicar ao projeto a noite, após o expediente.

Nos comunicamos diariamente por chat ou mensagens via celular, mas fazemos reuniões de alinhamento do projeto a cada uma ou duas semanas através de videoconferência, dependendo da necessidade.

Para um veículo funcionar, não basta encher o tanque de gasolina. Há vários componentes que são essenciais para fazê-lo andar.

No Deskovery não é diferente. A seguir, falaremos sobre mais de 20 ferramentas que usamos e que nos dão a agilidade e eficácia necessárias para fazermos essa máquina girar.

1. Google Apps

Usamos diversos aplicativos do Google para Negócios, como:

  • Gmail: para comunicação para comunicação em geral com clientes, parceiros e fornecedores;
  • Google Drive: para armazenamento de arquivos na nuvem, inclusive backups periódicos de nosso site;
  • Google Docs: para documentação de processos, projetos e gestão de nossa base de conhecimento;
  • Google Sheets: para planilhas que usamos internamente e criação de ferramentas para nossos clientes, como a Planilha de Custos de Escritório que disponibilizamos para download gratuitamente;
  • Google Calendar: para gerenciar nossos compromissos integrado ao YouCanBook.me que mostrarei a seguir;
  • Google Analytics: ferramenta essencial para analisar e acompanhar o nosso crescimento, que também nos ajuda na tomada de decisão. Temos uma conta dedicada ao site e outra somente para o blog. Afinal, são canais completamente diferentes.
  • Por fim, usamos o Google Hangouts para nossas reuniões de equipe, além de reuniões com parceiros e clientes.

2. YouCanBook.me

Conheci essa ferramenta através do Patrick Negri, CEO da iugu. Ela mudou a minha vida!

O YouCanBook.me (YCB) facilita a gestão de sua agenda e de sua equipe. Ele cria uma interface web para que você compartilhe com as pessoas, permitindo que elas tenham acesso aos dias e horários em que você está disponível e marquem de acordo com a sua disponibilidade.

E o melhor: possui total integração com Google Calendar!

Atualmente, estamos mudando o modelo de negócios do Deskovery. Por conta disso, precisamos conversar com todos os nossos mais de 70 parceiros em todo o país.

Simplesmente mandei um e-mail para todos eles com a URL do YouCanBook.me e eles mesmos escolheram o dia e horário mais convenientes.

E mais: se alguém precisar cancelar ou re-agendar, pode fazer com total autonomia, sem precisar me avisar. O próprio YCB me envia um e-mail avisando sobre a mudança e já altera o compromisso na minha agenda.

Da mesma forma, estamos usando-o para gerenciar as mentorias gratuitas que estamos oferecendo em nosso site.

Para quem oferece serviços que necessitam de agendamento, como espaços de coworking, essa ferramenta é a solução perfeita!

3. Slack

O Slack é uma das ferramentas mais fantásticas que já criaram. Tem quase um ano que comecei a usar e me apaixonei logo de cara!

Essa é a nossa principal ferramenta de comunicação. Usamos até mais do que e-mail.

Ele permite que você crie canais divididos por temas, que funcionam como salas de bate-papo. Temos canais para assuntos gerais, produto, marketing, desenvolvimento, dentre outros.

O mais fantástico no Slack é que ele possui integrações com várias das ferramentas que usamos no nosso dia-a-dia. Só para você ter uma ideia, no canal de #marketing temos integrações nos avisam sempre que alguém:

Ou seja, centralizamos no Slack todas as notificações que antes recebíamos em uma única conta de e-mail, que somente um de nós tinha acesso, fazendo com que toda a equipe esteja sempre ciente do que está acontecendo na empresa.

Imagine esse tipo de informação circulando em um time com dezenas ou centenas de pessoas?

BÔNUS: siga o @slackhq no Twitter. Quase todos os dias eles postam dicas sobre como usar o Slack.

4. Groove

O Groove é uma ferramenta de suporte ao cliente por e-mail. Usamos ele para atendimento e relacionamento com nossos clientes e parceiros.

O que é mais bacana nele, comparado com outras ferramentas como ZenDesk, é que em momento algum, ele informa ao cliente que foi criado um ticket de atendimento. Na percepção do cliente, é como se ele estivesse simplesmente trocando e-mails com você.

Estamos usando o Groove há menos de um mês porque a demanda vem crescendo e percebemos que em algum momento não daria mais para gerenciar isso por e-mail.

Ele também permite que você integre com o Twitter ou Facebook de sua empresa e responda e interaja com seus seguidores de dentro da ferramenta.

Embora ainda esteja em fase experimental, estamos muito satisfeitos com ele.

BÔNUS: Conheci o Groove há um ano através do blog Startup Journey, escrito pelo Alex Turnbull, CEO e fundador da empresa. Esse blog é leitura obrigatória para qualquer ser do universo que queira montar uma startup ou que já tenha uma. É uma verdadeira aula de atendimento a clientes, marketing digital, vendas, validação, isso para citar apenas alguns tópicos. O Groove também tem um blog focado em Suporte ao Cliente que, pelo menos para a gente, também tem conteúdo muito rico.

5. Buffer

O Buffer tem dois níveis de importância para a gente. Primeiro como ferramenta, já que é um saco ficar agendando posts no Facebook e no Twitter todo santo dia.

Ele resolve muito bem esse problema: com poucos cliques (ou toques, já que uso bastante através do celular), você agenda os posts que serão publicados diariamente nos perfis sociais de sua empresa.

Tem uma funcionalidade muito legal no Buffer: ele sugere posts para você publicar, que são classificados em categorias. Sempre tem conteúdo relevante na categoria Negócios e Startups, de gente como Seth Godin, Eric Ries etc.

É bastante útil no início, quando você não tem muito conteúdo próprio para compartilhar, já que não fica tão repetitivo para seus seguidores, além de ajudá-lo a criar um relacionamento com outras pessoas e empresas, que podem vir a conhecer a sua.

Segundo, porque o Buffer é totalmente transparente e divulgam tudo o que rola na empresa, como a sua cultura, como são feitos os cálculos dos salários dos colaboradores e até o quanto estão faturando, em tempo real!

Eles e o Groove foram duas grandes fontes de inspiração para a criação deste blog.

6. Zapier + IFTTT

Sabe as integrações que eu citei acima?

Boa parte delas são gerenciadas pelo Zapier ou IFTTT.

Essas duas ferramentas funcionam de forma bem similar. Basicamente, elas trazem uma biblioteca de integrações com infinitas possibilidades para ajudá-lo a automatizar processos.

Se você for como eu, viciado em automatização de tarefas e técnicas de produtividade, certamente ficará maluco quando conhecer essas ferramentas.

Algumas das automatizações que temos, além das citadas acima, são:

  • Enviar uma mensagem de agradecimento toda vez que o @deskoveryapp ganha um novo seguidor;
  • Idem para a minha conta pessoal (@castroalves), onde eu convido o novo seguidor a conhecer o @deskoveryapp;
  • Ainda na conta @castroalves, dar RT nos tweets do @deskoveryapp;
  • Compartilhar posts da Fan Page do Deskovery na minha timeline do Facebook;
  • Avisar no Slack sempre que um novo espaço for publicado em nosso site.

Há zilhões de possibilidades.

No site do Zapier e do IFTTT, você pode navegar pelos zaps ou receitas (no caso do IFTTT) criados pela comunidade de usuários ou pelo próprio time de cada site. Você também pode criar os seus próprios.

O IFTTT é gratuito. Já o Zapier possui uma versão gratuita que permite a criação de até 5 zaps e 100 tarefas por mês.

7. MailChimp

Essa é a ferramenta que usamos para gerenciar nossas listas de e-mails e newsletters. Dividimos nossa base de acordo com o perfil dos assinantes para que possamos enviar e-mails segmentados, o que aumenta nossa taxa de conversão.

Este blog, por exemplo, tem um grupo exclusivo, onde você poderá assinar no final deste post caso queira receber os posts direto em seu e-mail. A Planilha de Custos e a Mentoria estão em outros dois grupos, assim como os usuários do site e nossos parceiros.

Na versão gratuita, o MailChimp permite até 2.000 assinantes e 12.000 envios de e-mails por mês.

8. ZeroPaper

O ZeroPaper um sistema de gestão financeira muito bom. Nesse quesito, nossa gestão ainda é muito simples então a ferramenta nos atende perfeitamente. O principal motivo de nossa escolha foi o fato de ser gratuita e fácil de usar.

9. Trello

Usamos o Trello para gerenciar nossos projetos e atividades. Apesar de ser bastante flexível, usamos o bom e velho kanban como nosso modelo de gestão de tarefas.

Também usamos para guardar ideias que vão surgindo, mas que só poderão ser implementadas no futuro. O próprio blog tem um board exclusivo onde colocarmos todas as ideias de posts.

10. BitBucket

O BitBucket é um repositório de projetos concorrente do GitHub, com a vantagem de ser gratuito para armazenar repositórios privados ilimitados para até 5 usuários.

Usamos o Wiki para documentar os projetos e o sistema de gestão de bugs para gerenciar os problemas que eventualmente surgem nos projetos.

Como não poderia faltar, temos uma integração com o Slack que avisa toda a equipe sempre que uma nova versão ou correção do Deskovery foi publicada em nossos ambientes de homologação ou produção.

11. Tweet Deck

Estamos sempre acompanhando o que rola no Twitter a respeito de temas como coworking, startup e empreendedorismo, que são os temas que tem mais a ver com o nosso negócio.

De todas as funcionalidades do Tweet Deck, a que mais usamos são as colunas personalizadas, onde criamos filtros de busca com palavras-chave que podem nos ajudar a encontrar potenciais clientes, mas que também acabam sendo uma ótima fonte de inspiração para nosso blog.

12. CoSchedule

Recentemente, começamos a testar o CoSchedule para gerenciar o calendário de posts do blog. Ele é totalmente integrado com o WordPress, permitindo que você agende os posts de todos os canais de um jeito bem simples, diretamente pelo painel administrativo.

Além do calendário, ele possui outras duas funcionalidades muito úteis:

Top Posts

Mostra de uma forma bem simples e direta um ranking de posts com o total de compartilhamentos em cada rede social.

Integração com Redes Sociais

Proporciona uma economia de tempo absurda, que certamente vale cada centavo pago pelo CoSchedule.

Eu participo de vários grupos no Facebook sobre empreendedorismo e startups que têm total sinergia com o conteúdo que publicamos aqui.

Através dele, assim que o post é publicado no blog ele replica em todos esses grupos de uma só vez, além do Twitter, Facebook, Google+ e LinkedIn.

Você pode configurar outras redes sociais também.

BÔNUS: através do Small Business Stack do Groove, você consegue descontos de até 100% em diversas ferramentas online, incluindo 120 dias de uso gratuito do CoSchedule. São mais de US$ 20.000,00 em descontos em serviços como Zapier, Unbounce, Pipedrive e outros!

Conclusão

Encerramos aqui nossa série de posts sobre como criamos o Deskovery gastando menos de R$ 300. Como você pôde perceber, quase todas as ferramentas que usamos em nosso dia-a-dia são gratuitas.

Isso mostra que é perfeitamente possível começar um negócio com pouco dinheiro e investindo apenas seu tempo e conhecimento.

E para aqueles que trabalham em uma empresa ou mesmo por conta própria, espero que também sirva para mostrar que com um pouco de organização e disciplina, é possível tocar o negócio paralelamente.

Agora é a sua vez: que ferramentas você usa para tocar sua startup? Tem alguma dica para compartilhar? Deixe seu comentário a seguir. 🙂

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